●기록물관리내규 제정(안)

		제정	2022. 04. 20.

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 내규는 경기평택항만공사(이하 “공사”라 한다) 「사무관리규정」이 기록물관리에 관하여 위임한 사항 및 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 내규에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “기록물”이란 공사가 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.

2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. “기록물관리부서”란 공사 내 기록물관리에 관한 사무를 총괄하는 부서를 말한다.

4. “처리부서”란 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다.

5. “전자기록생산시스템”이라 함은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조 제10호 내지 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템을 말한다.

6. “기록물철”이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위과제의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

7. “비치기록물”이라 함은 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조 제4호에 따라 처리부서에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.

8. “단위과제”라 함은 정부기능분류체계의 소기능(小機能)을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.

제3조(적용범위) 이 내규가 적용되는 범위는 다음 각 호에 따른다.

1. 공사가 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물

2. 개인 또는 단체가 생산·취득한 기록정보자료 중 공사 사업목적상 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보자료

제4조(주요업무 및 업무분장) ① 기록물관리부서는 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록물분류기준표의 관리

4. 기록물 생산현황 취합 및 관리

5. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

8. 소관 비공개기록물의 공개 재분류

9. 기록물 서고 관리

10. 기록물관리 교육·지도·감독 및 지원

11. 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수

12. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

② 처리부서의 장은 부서 내 기록물관리담당자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 한다.

1. 생산·접수된 기록물의 등록에 관한 사항

2. 처리부서의 기록물분류기준표 관리에 관한 사항

3. 기록물의 정리·보관 및 기록물관리부서로의 이관에 관한 사항

4. 기록물 생산현황 취합 및 기록물관리부서로 통보

5. 그 밖에 처리부서의 기록물관리에 관한 사항

③ 제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록물관리부서의 장이 정한다.

제2장 기록물의 관리

제5조(기록물의 등록) ① 기록물을 생산·접수하는 경우에는 처리부서별로 별지 제1호서식의 기록물등록대장에 등록하고, 등록번호를 부여하여 기록물에 표기한다.

② 제1항의 등록번호는 각각 처리기관코드와 연도별등록번호로 구성하되, 등록번호를 기록물에 표기할 때에는 처리기관코드 대신 처리부서명을 표기한다.

③ 기록물관리부서가 기록물을 접수하여 처리부서에 배부하는 경우에는 별지 제2호서식의 기록물배부대장에 해당 기록물의 접수 및 배부사항을 등록하고 이를 해당 기록물에 표기한다.

④ 기록물의 본문과 첨부물이 규격의 차이가 크거나 서로 다른 매체에 기록되어 있는 등 첨부물을 본문과 분리하여 별도로 관리할 필요가 있을 때에는 양자를 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 등록번호에 첨부 일련번호를 추가하여 구성한다.

⑤ 기록물등록대장 및 기록물배부대장은 전자기록으로 관리하여야 한다.

⑥ 위 각 대장에 등록된 사항은 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리되어야 하며, 사후에 이를 삭제 또는 수정하는 경우에는 삭제 또는 수정 전의 기록이 그대로 남도록 하여야 한다.

제6조(전자기록생산시스템) ① 처리부서의 장은 업무수행에 따라 생산·접수하는 모든 유형의 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

② 처리부서의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제17조 및 같은 법 시행령(이하 “영”이라 한다) 제17조 내지 제19조에서 정하는 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

③ 비전자기록물은 전자이미지로 변환한 후 전자기록생산시스템에 등록하여 컴퓨터 파일 형태로 보관·보존 및 활용함을 원칙으로 한다. 다만, 다음 각 호의 경우에는 예외로 한다.

1. 비밀 등 보안유지가 필요한 경우

2. 전자이미지 변환이 곤란하거나 비효율적인 경우

제7조(기록물의 정리) ① 처리부서에서는 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등 정리를 실시하며, 매년 2월부터 3월 사이에 10일 이상의 기간을 정하여 정기적으로 실시하되 매년 3월 31일까지 완료하여야 한다.

② 제1항의 기록물 정리에는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다.

1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완한다.

3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다.

4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 등록정보상 면수와 실제기록물의 면수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정·표기한다.

6. 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인한다.

7. 기록물철을 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

8. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리한다.

9. 그 밖에 기록물의 정리에 관한 사항을 확인한다.

제8조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 생산 완결된 기록물을 보존기간이 시작되는 날로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 기록물관리부서로 이관하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 기록물철 단위로 이관시기를 연기할 수 있다. 단, 보존기간 만료 전에 별지 제8호서식의 기록물 이관연기신청서를 작성하여 기록물관리부서의 장에게 제출하여야 한다.

② 제2항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간이 시작되는 날로부터 10년의 범위 내에서 활용할 수 있다. 다만 연기의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록물관리부서로 이관하여야 한다.

③ 제1항에도 불구하고 기록물관리부서 내에 보존서고가 설치되지 아니한 경우 이관을 연기할 수 있다.

④ 직제의 개편, 한시조직의 해산 등으로 부서 간 업무를 인수인계하는 경우, 기록물관리부서의 장은 인수인계하는 부서로 하여금 별지 제9호서식의 기록물 인수인계서를 작성하도록 하여야 한다. 업무를 승계하는 부서가 없는 경우에는 기록물관리부서에서 이를 이관 받아 관리한다.

⑤ 제1항의 경우 처리부서의 장은 기록물철을 보존기간별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 별지 제7호 서식의 이관목록과 함께 기록물관리부서에 제출하여야 한다.

제9조(기록물의 보존) ① 처리부서의 장은 처리부서에서 보관하고 있는 기록물의 목록을 작성하여 관리하고, 기록물이 훼손되거나 멸실되지 않도록 안전한 장소를 지정하여 보관·관리하여야 한다.

② 기록물관리부서의 장은 처리부서에서 인수한 기록물을 기록물 형태나 보존기간, 생산부서등을 구분하여 기록물의 보존위치를 알 수 있도록 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 기록물관리부서의 장이 정한다.

③ 기록물관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고의 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 반입·반출이 통제되도록 하여야 한다.

④ 기록물관리부서의 장은 보존기록물의 정수점검과 상태점검을 실시하여야 하며, 항온항습환경구축 등에 필요한 조치를 하여야 한다.

⑤ 그 밖에 서고의 관리에 관한 사항은 사무관리규정시행내규 제36조에서 정하는 바에 따른다.

제10조(비밀기록물의 이관) ① 기록물관리부서의 장은 처리부서에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록물관리부서로 이관 받아야 한다.

1. 일반문서로 재분류한 경우

2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우

3. 생산 후 30년이 지난 경우

② 제1항 및 제7조 제1항 내지 제4항의 규정에도 불구하고, 비밀기록물의 이관에 관하여 「보안업무시행내규」에 정하는 바가 있으면 이 내규에 우선하여 적용한다.

제11조(해제된 비밀기록물의 정리) 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 및 제35조에 따라 공개여부를 구분하여 관리하여야 한다.

제3장 기록물평가심의회

제12조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물관리부서의 장은 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성·운영하여야 한다.

② 심의회는 위원장 1인을 포함한 내부위원 3인과 민간전문가 2인으로 구성하며, 위원장은 사업개발본부장으로 한다.

③ 위원장을 제외한 나머지 위원은 사장이 임명 또는 위촉하되, 내부위원은 팀장 중에서 선정한다.

④ 심의회의 업무처리를 위하여 간사 1인을 두며, 기록물관리부서의 장이 기록물관리부서의 직원 중에서 선정한다.

⑤ 민간전문가는 역사학, 법학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 보존가치 평가에 지식과 경험이 풍부한 사람 중에서 사장이 위촉한 사람으로 한다.

⑥ 심의회 위원의 임기는 다음 각 호에 의한다.

1. 내부위원 : 그 직위에 재직하는 기간

2. 외부위원 : 2년. 다만, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

제13조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.

1. 보존기간이 끝난 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기

2. 보존 기록물에 대한 보존기간의 조정

3. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제14조(심의회의 운영) ① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

③ 위원장을 포함한 모든 위원은 심의에 앞서 별지 제10호서식의 기록물평가심의 서약서를 작성하여야 한다.

④ 심의회의 모든 구성원은 제14조에서 정하는 평가심의 기준을 준수하여야 하며, 직무상 취득한 정보에 대하여 보안을 엄수하여야 한다.

제15조(평가심의 기준) ① 평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하며, 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의하여 폐기대상 기록물을 “폐기”, “보존기간 재책정” 또는 “보류”로 구분하여 의결한다.

1. 보존기간이 경과된 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부

2. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항

3. 비공개기록물의 공개여부 분류에 관한 사항

4. 기타 기록물의 평가 및 폐기와 관련된 사항

② 제1항에도 불구하고, 다음 각 호에 해당하는 기록물은 “보존기간 재책정” 또는 “보류”로 구분한다.

1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물

2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정·결과 및 심사분석 관련 기록물

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물

4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리·확정·증빙에 필요한 중요한 기록물

5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물

6. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록물

7. 영 제26조에서 정하는 기록물의 보존기간별 분류기준 중 보존기간이 영구 또는 준영구 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물

제16조(심의회의 개최) ① 심의회는 위원장 또는 기록물관리부서의 장의 요청에 의하여 개최하며, 이 경우 심의회의 위원장은 심의회 개최 1주일 전까지 심의안건, 기록물평가심의서 및 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고, 심의회의 위원장은 기록물평가심의서에 특이점이 없는 경우 서면으로 회의를 갈음할 수 있다.

③ 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부 동수일 경우에는 위원장이 결정한다.

④ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제11호서식에 따른 기록물평가 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.

⑤ 간사는 기록물관리부서의 직원 1인을 기록물관리전문요원으로 지정한다.

⑥ 기록물관리전문요원은 별지 제12호서식에 따라 회의록을 작성하고, 회의록은 완성 후 위원장이 최종 확인하여 서명한다.

제17조(기록물의 폐기) ① 심의회에서 “폐기”로 의결된 기록물에 대하여는 해당 기록물에 관한 처리부서가 의결 즉시 별도의 폐기계획을 수립하여 기록물관리부서에 통보하여야 한다.

② 전자기록물의 폐기는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 한다.

③ 비전자기록물의 폐기는 개인정보 및 보안사항 등이 유출되지 않도록 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하여야 한다.

④ 기록물관리전문요원은 대상 기록물의 폐기작업 종료 시까지 폐기작업에 입회·감독하여야 한다.

제18조(심의회 관련 기록물의 관리) 심의회는 심의회 회의록, 폐기대상 기록물 목록 및 기록물평가심의서, 기록물평가심의회 의결서 등 기록물 폐기업무 수행상의 모든 과정을 기록하여야 한다.

제19조(수당 등) 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당이나 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다

제20조(심의회 결과의 공표) 심의회 의결을 거친 기록물은 당해 기록물의 목록을 공사의 인터넷 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다.

제4장 보안관리 및 점검

제21조(보안관리) ① 기록물관리부서의 장은 공사의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무취급내규」에 따라 보안 관리를 철저히 하고 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.

② 공사의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지한다. 다만, 관람이나 견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우는 미리 기록물관리부서의 장의 허가를 받아야 한다.

③ 보존서고에 출입하려는 자는 반드시 별지 제15호 서식의 보존서고 출입대장을 작성하여야 한다.

제22조(재난대비 계획의 수립) 기록물관리부서의 장은 보존서고에 대한 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 기록물의 보안 및 재난대비 대책을 수립·시행하여야 한다.

제23조(점검 및 전수조사) ① 공사의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고 내의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리

2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검

3. 보존기록물의 열람 및 반출상황 점검

② 기록물관리부서의 장은 매년 상반기에 기록물 생산, 보유현황 조사계획을 수립하고 다음 각 호 항목에 관한 전수조사를 실시하여야 한다.

1. 전자문서시스템 보유기록물

2. 시청각기록물

3. 간행물

4. 회의록

5. 비밀기록물

6. 그 밖의 기록물관리부서의 장이 정하는 항목

③ 기록물관리부서의 장은 제2항에 따른 전수조사를 실시한 후 조사결과보고서를 작성하여 사장에게 보고한다.

제5장 기록물의 열람 및 대출

제24조(이용시간) 공사 보존서고의 기록물 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록물관리부서의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제25조(열람·복사 및 대출 자격) ① 공사의 보존서고 기록물을 열람·복사 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.

1. 공사의 임직원

2. 공사의 임직원 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항 제2호의 경우 기록물관리부서의 장은 해당 기록물의 대출을 금지하거나 공사의 보존서고 내에서만 열람하게 할 수 있다.

제26조(열람·복사 시 준수사항) ① 기록물을 열람·복사하고자 하는 자는 공사의 보존서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손·오손(汚損) 또는 파기

2. 열람실 밖으로의 무단 반출

3. 복사기 등 보존서고 시설·장비의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 내 음식물 등 반입행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록물을 열람·복사하고자 하는 자는 열람업무 담당자의 지시에 따라야 한다.

③ 보존기록물을 열람·복사하고자 하는 자는 별지 제16호서식의 기록물 열람·복사신청서를 작성하고 보존서고 안에서 열람·복사하여야 한다.

제27조(대출의 한도 및 기간) ① 기록물의 대출은 근무시간 내에 신청하여야 한다.

② 기록물의 대출기간은 14일 이내로 하되, 기록물관리부서의 장의 허가를 얻어 1회에 한하여 연장할 수 있다.

③ 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제18호서식의 기록물 대출신청서를 작성한 후 기록물관리부서의 장의 승인을 얻어야 한다.

④ 제2항에도 불구하고, 기록물관리부서의 장은 기록물의 보존 상태나 특성에 따라 대출의 범위와 기간을 달리할 수 있다.

제28조(열람·복사 및 대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우, 기록물관리부서의 장은 기록물의 열람·복사 또는 대출을 제한할 수 있다. 단, 제7호 내지 제9호는 대출의 경우에 한한다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·복사 또는 대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·복사 또는 대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람·복사 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람·복사 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 또는 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 기록물의 보존기간이 “준영구” 이상인 경우

9. 그 밖에 기록물의 성질상 반출이 부적합하다고 인정되는 경우

제29조(대출 기록물의 전대 금지) 누구든지 대출한 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대(轉貸)할 수 없다.

제30조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출한 자는 제32조 제2항에서 정하는 기간 내에 반납하여야 한다.

② 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에 기록물관리부서의 장은 추가 대출을 금지할 수 있다.

③ 다음 각 호의 경우에 대출한 자는 대출기간 만료 전이라도 지체 없이 기록물을 반납하여야 한다. 단, 제1호 및 제2호는 직원의 경우에 한한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직 또는 타 기관으로의 전출

2. 대출기간을 초과하는 휴가, 병가 또는 장기출장

3. 그 밖에 기록물관리부서의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제31조(기록물관리 실태점검 및 교육) ① 기록물관리부서의 장은 공사 내 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록물관리부서의 장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여, 「사무관리규정시행내규」 제34조에서 정하는 기록물관리책임자 또는 그 밖의 임직원을 대상으로 교육을 실시할 수 있다.

③ 기록물관리부서의 장은 제1항에 따른 기록물관리 실태 지도점검과 평가에 필요한 자료의 제출을 처리부서의 장에게 요청할 수 있다.

제32조(세부사항) 이 내규의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록물관리부서의 장이 따로 정할 수 있다.

부  칙

제1조(시행일) 이 내규는 제정한 날부터 시행한다.

별표 1 기록물 보존기간 기준표

별지 제1호 서식  기록물등록대장

별지 제2호 서식  기록물배부대장

별지 제3호 서식  기록물분류기준표

별지 제4호 서식  기록물분류기준표 변경신청서

별지 제5호 서식  기록물철등록부

별지 제6호 서식  색인목록

별지 제7호 서식  이관목록

별지 제8호 서식  기록물이관연기신청서

별지 제9호 서식  기록물 인수인계서

별지 제10호 서식  기록물평가심의서약서

별지 제11호 서식  기록물평가 서면심의의결서

별지 제12호 서식  기록물평가심의회 회의록

별지 제13호 서식  기록물평가심의서

별지 제14호 서식  기록물평가심의회 의결서

별지 제15호 서식  보존서고 출입대장

별지 제16호 서식  기록물 열람·복사신청서

별지 제17호 서식  기록물 열람·복사대장

별지 제18호 서식  기록물 대출신청서

별지 제19호 서식  기록물 대출·반납대장

[별지 제1호서식]

기록물등록대장

등록 번호	결재 일자	분류 기호	제 목	시 행				비고
				일 자	수신처	방 법	문서부서 확 인

[별지 제2호서식]

기록물등록(배부)대장
(기관코드：⑬ 연도： )
접 수 사 항								배 부 사 항					전체 수정
배부 번호	접수 일시	생산 기관 등록 번호		제 목	기록물 형태		확 인	배부 일자	받은 기관 코드	인수자 성 명	확 인	배부등록 수정
①	②	③		④	⑤		⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫
			<기입요령>
기록물을 기록물관리부서에서 접수하여 배부할 경우에는 다음과 같이 기입한다. ① 배부번호: 배부번호(접수단위기관코드+접수연도+일련번호)중의 일련번호를 기입한다. ② 접수일시: 기록물관리부서에서 접수한 일시를 기입한다. ③ 생산기관 등록번호: 접수된 기록물에 표기되어 있는 생산기관에서 부여한 등록번호를 기입한다. ④ 제목: 접수한 기록물의 제목을 기입한다.. ⑤ 기록물형태: 일반문서, 도면류, 카드류, 사진·필름류 시청각기록물, 녹음·동영상류시청각기록물중에서 하나를 선택하여 기입한다. ⑥ 확인: 기록물관리책임자의 암호를 기입한다. ⑦ 배부일자: 해당 기록물을 처리부서로 배부한 일자를 기입한다. ⑧ 받은 기관코드: 해당 기록물을 받은 처리부서기관코드를 기입한다. ⑨ 인수자 성명: 해당 기록물을 인수받은 사람의 성명을 기입한다. ⑩ 확인: 기록물관리책임자의 암호를 기입한다. ⑪ 배부등록수정: 배부등록사항을 삭제 또는 수정하고자 하는 경우에는 일자 및 조치사항을 기입한다. ⑫ 전체수정: 접수·배부사항 전체를 삭제 또는 수정하고자 하는 경우에는 일자 및 조치사항을 기입한다. ⑬ 기관코드: 당해 기록물관리부서가 속하는 단위기관의 코드를 기입한다.

[별지 제3호서식] 기록물분류기준표
처리부서 기관코드	기능분류번호				보 존 분 류 기 준					검 색 어 지 정 기 준
	대 기능	중 기능	소 기능	단위과제	보존기간	보존방법	보존장소	비치기록물 여부	비치기록물 이관시기	특 수 목록위치	제1 특수 목 록	제2 특수 목 록	제3 특수 목 록

[별지 제4호 서식] 기록물분류기준표 변경신청서
처리부서 기관코드만을 변경하는 경우 (변경기준일: )
변 경 전 처리부서기관코드			변 경 후 처리부서기관코드			변 경 사 유
2. 직제개정등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우 (변경기준일: )
변 경 전					이 관 받 은 처리부서기관코드		변 경 사 유
처리부서 기관코드		단위과제 번 호
비고: 업무를 이관받은 부서에서 작성한다.
3. 단위업무를 폐지하는 경우 (변경기준일: )
폐 지 대 상 업 무				폐 지 사 유
처리부서 기관코드	단위업무 번 호

4. 단위과제를 신설하는 경우 (변경기준일: )
처리부서 기관코드							신설된 단위 업 무 명					비밀의 경우 단위업무가명
(단위과제설명)
보 존 기 간	행정업무 참고기간 ( ) 증빙자료 유효기간 ( ) 관계법령 의무기간 ( ) 사료가치 보존기간 ( ) 보존기간 종합판단 ( )								(보존기간 책정사유)
보 존 방 법						보 존 장 소			비치기록물여부				비치기록물이관시기
이관 후 열람예상 빈도( )									주요열람 용 도
검 색 어 지정기준				특수목록 위치				제1특수목록			제2특수목록				제3특수목록
5. 단위업무의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우 (변경기준일: )
처리부서 기관코드									단위업무 번 호
항 목					변 경 전				변 경 후					변 경 사 유
단위과제 명칭
단위과제 가명
단위과제 설명
보존기간
보존방법
보존장소
비치기록물여부
비치기록물 이관시기
특수목록 위치
제1특수목록
제2특수목록
제3특수목록

[별지 제5호서식] 기록물철등록부 (처리부서기관코드: 시작연도: )
기 본 등 록 사 항									보 존 분 류 사 항								전체수정
단위업무번호	기록물철등록연번	기록물철제목	* 제1특수목록	* 제2특수목록	* 제3 특수목록	기록물형태	확인	종료 연도	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치종결일자	비치 사유	업무 담당자	확인	보존분류수정
①	②	③	④			⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭	⑮	⑯
비고: *표시는 동일 건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임
<기입요령> 기록물철을 등록할 경우에는 다음과 같이 기입한다. ① 단위업무번호: 해당 기록물철의 단위업무번호를 선택하여 기입한다. ② 기록물철등록연번: 처리부서의 단위업무별 기록물철의 등록연번을 기입한다 (전산등록시 자동으로 생성된다). ③ 기록물철 제목: 기록물철의 제목을 기입한다. ④ 특수목록: 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우(다만, 특수목록 위치가 사안단위로 지정되어 있는 경우에만 해당)에는 해당 목록을 기입한다. ⑤ 기록물 형태: 일반문서, 도면류, 사진·필름류 시청각기록물, 녹음·동영상류 시청각기록물, 카드류 중에서 하나를 선택하여 기입한다. ⑥ 확인: 기록물관리책임자의 암호를 기입한다. ⑦ 종료연도: 해당 기록물철의 사안처리가 종료된 연도를 기입한다. ⑧ 보존기간: 영 제15조제2항에 따라 영구·준영구·20년·10년·5년·3년·1년 중에서 하나를 선택하여 기입한다. ⑨ 보존방법: 영 제16조 별표 3의 규정에 따라 해당 번호를 기입한다. ⑩ 보존장소: 영 제17조의 규정에 따라 자료관·특수자료관·전문관리기관중 에서 하나를 선택하여 기입한다. ⑪ 비치종결일자: 처리부서 내에서의 비치활용 종결일자를 기입한다. ⑫ 비치사유: 비치사유를 기입한다. ⑬ 업무담당자: 해당 기록물철의 업무담당자 성명을 기입한다. ⑭ 확인: 기록물관리책임자의 암호를 기입한다. ⑮ 보존분류수정: 기록물철의 보존분류사항을 삭제 또는 수정하고자 하는 경우에는 일자 및 조치사항을 기입한다. ⑯ 전체수정: 기본등록·보존분류사항을 삭제 또는 수정하고자 하는 경우에는 일자 및 조치사항을 기입한다.

[별지 제6호서식] 색인목록
1. 일반문서류 기록물철 제목 분류번호 : (생산연도: )
일련번호	일자		등록번호		제 목	보낸 기관		받은 기관	쪽표시		전자문서 여 부		비 고
2. 카드류 카드종류명 분류번호 : (생산연도: )
일련번호		등록번호		제 목			쪽 표 시			전자문서 여 부		비 고
3. 시청각기록물(사진·필름류) 기록물철 제목 분류번호 : (생산연도: )
일련번호		등록번호		제 목			사진 설명			사진 형태		비 고
4. 시청각기록물(오디오·영화·비디오류) 기록물철 제목 분류번호 : (생산연도: )
일련번호		등록번호		제 목			내 용 요 약					비 고

[별지 제7호서식] 이관목록
1. 기록물철단위로 이관하는 기록물 처리부서기관코드： 인계자 직급 및 성명 : 이 관 연 도： 인수자 직급 및 성명 :
기록물철 분류번호		기록물철 제 목			수량			기록물형태		비고
					건수		쪽수
2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물 처리부서기관코드： 인계자 직급 및 성명 : 이 관 연 도： 인수자 직급 및 성명 :
등록번호	제 목		기록물형태	쪽수		기록물철 분류번호		공개구분	공개제한 쪽표시	비고

[별지 제8호서식] 기록물이관연기신청서
1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우 (처리부서기관코드: )
일 련 번 호	분류번호	제 목	생산연도	이관희망 연 도	연기사유
2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우 (처리부서기관코드: )
일 련 번 호	등록번호	제 목	생산연도	이관희망 연 도	연기사유

[별지 제9호서식]

기록물 인계인수서

∙ 인 계 자 :	소속	직급	성명
∙ 인 수 자 :	소속	직급	성명

일련 번호	생산 부서	생산 년도	기록물철 제목	보존 기간	수량	관리부서		비 고
						인계부서	인수부서
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨

<기입요령>

① 순차적으로 기입

② 이관대상 일반기록물을 생산한 부서

③ 기록물이 생산된 연도 기재. 다년간 생산된 기록물은 종결연도 기재

④ 기록물철의 제목 기재

⑤ 기록물철 보존기간 기재

⑥ 비전자기록물철의 수량 기재. 같은 생산연도에 동일제목의 기록물이 다량 생산 시 해당 수량 기재

⑦ 기록물을 넘겨주는 부서

⑧ 기록물을 넘겨받아 앞으로 관리하는 부서

⑨ 그 외 기록물에 특이한 내용이 있는 경우

[별지 제10호서식]

기록물평가심의 서약서

본인은 경기평택항만공사 기록물평가심의회의 심의위원으로서 정해진 기준과 절차에 따라 기록물 평가를 수행할 것을 서약합니다.

1. 본인은 경기평택항만공사 기록물평가심의에 있어 공정하고 객관적으로 평가하고 심의 할 것을 서약합니다.

2. 본인은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보 및 관련 자료를 타인에게 누설 또는 유출하지 않으며, 이에 관여한 경우에는 관련 법규에 따라 처벌받을 것을 서약합니다.

3. 본인은 기록물평가심의 과정에서 직무상 취득한 정보의 보안의무 및 관련 법규를 준수할 것을 서약합니다.

년	월	일

서 약 자

소 속 :

직 위 :

성 명 :	(서명 또는 인)

경기평택항만공사 사장 귀하

[별지 제11호서식]

기록물평가 서면심의 의결서

일 시
안 건
불참사유
검토의견
구 분	소 속	성 명	의 결 내 용		서 명
			가	부
위 원

간 사	위 원 장

등록번호
등록일자	20 . .
결재일자	20 . .
공개구분

[별지 제12호서식]

기록물평가심의회 회의록

회 의 명
일 시
장 소
안 건
심의내용 요 지
심의의결 사 항
이견사항
참 석 현 황	참석대상자	명	참석자	직 위	성 명	서 명
	참 석 자	명		위 원 장
	불 참 자	명		위 원
배 석 자 등				위 원
				위 원
				위 원
				간 사
작 성 자

[별지 제13호서식]

기록물 평가심의서

일련 번호	처리 부서	생산 연도	기록물철 제 목	보존 기간	보존 장소	수량	처리부서		기록물관리 전문요원		심의회 의견
							처리 의견	사유	평가 의견	사유
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧		⑨		⑩

① 순차적으로 기입

② 처리부서명 기입(현재 기록물평가심의서를 작성하는 부서명을 작성)

③ 기록물 생산연도 기입(여러 해에 걸쳐 생산된 경우 종결연도 기입)

④ 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입

⑤ 기록물 보존기간 기입

⑥ 기록물 보존장소 기입

⑦ 기록물 수량 기입

⑧ ‘폐기’, ‘보존기간 재책정’, ‘보류’ 등 담당자의 의견 및 사유 기입

⑨ 기록물관리 전문요원 평가의견 및 사유 기입

⑩ 심의회 최종의견 기입

[별지 제14호서식]

기록물평가심의회 의결서

심의일시
심의안건
심의내용
의결사항
심사위원	소 속	성 명	의결내용		서 명
			가	부
위원장
위 원
위 원
위 원
위 원
간 사			-

위와 같이 심의 의결함.

년	월	일

경기평택항만공사 기록물평가심의회

[별지 제15호서식]

보존서고 출입대장

일련 번호	일자	출입시간	소속	직급	성명	목적	책임자 확 인	비고
		∼
		∼

[별지 제16호서식]

기록물 (□열람 □복사) 신청서

제   호

구 분 (열람/복사)	일자	신청자 인적사항				확인
		소 속	직 급	성 명	전화번호
신청사유	☐ 업무참조 ☐ 증빙활용 ☐학술연구 ☐ 기타( ) (작성방법 : 위의 사유 중 해당하는 것을 선택하여 ☑ 표시하여 주시기 바랍니다)

신청 기록물 목록
연번	분류번호 (등록번호)	제 목	생산연도	보존기간	형태	수량	확인

1. 기록물을 무단 파기하거나, 국외로 무단 반출한 자는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 7년 이하의 징역 또는 3천만 원 이하의 벌금에 처하며,

2. 기록물을 무단 은닉하거나 유출한 자, 중과실로 멸실시킨 자, 기록물을 고의 또는 중과실로 그 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자, 비공개기록물을 열람한 자가 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 경우에는 3년 이하의 징역 또는 2천만 원 이하의 벌금에 처할 수 있으며,

3. 비밀기록물 관리 업무를 담당하였거나 비밀기록물에 접근·열람하였던 자가 규정을 위반하여 업무처리 중 알게 된 비밀을 누설할 경우에는 2년 이하의 징역 또는 1천만 원 이하의 벌금에 처할 수 있다.

위 처벌 내용을 확인하고 신청서에 서명합니다.

20    년    월    일

신청인 :       (서명)

[별지 제17호서식]

기록물 열람·복사대장

연번	열람(복사) 기록물 내역					인적사항			확 인
	구분 (열람/ 복사)	상자 번호	생산 연도	기록물철 제목 (생산부서/ 분류번호)	열람사유	소속	직급	성명 (연락처)	담당	부서장

[별지 제18호서식]

기록물 대출신청서

제   호

구 분 (대출/반납)	일자	신청자 인적사항				확인
		소 속	직 급	성 명	전화번호
대출기간	20 년 월 일 ∼ 20 년 월 일
신청사유	☐ 업무참조 ☐ 증빙활용 ☐학술연구 ☐ 기타( ) (작성방법 : 위의 사유 중 해당하는 것을 선택하여 ☑ 표시하여 주시기 바랍니다)

신청 기록물 목록
연번	분류번호 (등록번호)	제 목	생산연도	보존기간	형태	수량	확인

1. 기록물을 무단 파기하거나, 국외로 무단 반출한 자는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 7년 이하의 징역 또는 3천만 원 이하의 벌금에 처하며,

2. 기록물을 무단 은닉하거나 유출한 자, 중과실로 멸실시킨 자, 기록물을 고의 또는 중과실로 그 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자, 비공개기록물을 열람한 자가 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 경우에는 3년 이하의 징역 또는 2천만 원 이하의 벌금에 처할 수 있으며,

3. 비밀기록물 관리 업무를 담당하였거나 비밀기록물에 접근·열람하였던 자가 규정을 위반하여 업무처리 중 알게 된 비밀을 누설할 경우에는 2년 이하의 징역 또는 1천만 원 이하의 벌금에 처할 수 있다.

위 처벌 내용을 확인하고 신청서에 서명합니다.

20    년    월    일

신청인 :       (서명)

[별지 제19호서식]

기록물 대출/반납 대장

1. 기록물철단위로 대출·반납하는 경우

구 분 (대출/반납)	일 자	대출/반납자 인적 사항					확 인
		소속부서명	직 급		성 명
대출기간			사 유
기 록 물 목 록
일련번호	분류번호	제 목		기록물형태		수 량		확인

2. 개별기록물(건)단위로 대출·반납하는 경우

구 분 (대출/반납)	일 자	대출/반납자 인적 사항					확 인
		소속부서명	직 급		성 명
대출기간			사 유
기 록 물 목 록
일련번호	등록번호	제 목		기록물형태		수 량		확인

[별표 1] 기록물 보존기간기준표

보존기간	대상기록물
영구	1. 공사의 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구 보존이 필요한 기록물 2. 공사의 지위, 신분, 재산, 권리, 의무를 증명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 3. 공사에 중대한 영향을 미치는 주요한 정책, 제도의 결정이나 변경과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 4. 공사의 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화, 사장 등 주요 직위자의 임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 5. 내규의 제ㆍ개정 등 이에 상당하는 주요 결정 또는 변경에 관한 중요 기록물 6. 조사ㆍ연구서 또는 검토서 중 영구보존이 필요한 기록물 7. 이사회 등의 회의록 중 영구보존이 필요한 기록물 8. 주요업무에 관한 시청각기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 9. 이사회 등의 심의를 거치는 사항에 관한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 10. 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석 관련 기록물, 외부기관의 공사에 대한 평가에 관한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 11. 공사의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물 12. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리, 확인, 증명에 필요한 중요 기록물 13. 소관 업무분야의 통계ㆍ결산ㆍ전망 등 대외발표 혹은 대외보고를 위하여 작성한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 14. 다른 법령에 따라 영구보존하도록 규정된 기록물 15. 공사의 채용 관련 기록물 16. 그 밖에 역사자료로서의 보존가치가 높다고 인정되는 기록물
준영구	1. 공사의 신분, 재산, 권리, 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존할 필요성이 없는 기록물 2. 비치기록물로서 30년 이상 장기보존이 필요하나, 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 3. 관계 법령에 따라 30년 이상의 기간 동안 민·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년	1. 영구·준영구적으로 보존할 필요는 없으나 공사의 설립목적을 구현하기 위한 주요업무와 관련된 기록물로서 10년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 관계 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 3. 다른 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 4. 그 밖에 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
10년	1. 30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 공사의 주요업무에 관한 기록물로 5년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 공사의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 사업개발본부장 이상의 전결사항으로 공사의 주요업무를 제외한 일반적인 사항과 관련된 기록물 3. 관계 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 민·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
5년	1. 팀 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 공사의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 공사를 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산·회계 관련 기록물(10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업 관련 단위과제에 포함되는 예산·회계 관련 기록물의 보존기간은 해당 단위과제의 보존기간을 따른다) 3. 관계 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 민사상·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년	1. 팀 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 업무의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물 3. 관계 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 민·형사상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 6. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물(다만, 다른 법령에 증명서 발급 관련 기록물의 보존기간이 별도로 규정된 경우에는 해당 법령에 따름) 7. 팀 수준의 주간·월간·분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물
1년	1. 법적·재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야할 필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물 2. 공사 내 팀간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 지시공문 3. 팀간 또는 대외기관 관련 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물 4. 상급기관(사업개발본부)의 요구에 따라 팀의 현황, 업무수행 내용 등을 단순히 보고한 기록물(기록물관리부서에서는 해당 단위과제의 보존기간 동안 보존하여야 한다)