●민원사무처리규정(0309)

제정 2002.  3.  27

개정 2022.  4.  20

제1조(목적) 이 규정은 경기평택항만공사(이하“공사”라 한다)의 민원사무를 신속, 친절, 공정, 정확히 처리하기 위한 그 방법과 절차를 정함으로써 민원인에게 최대한 봉사하게 함을 목적으로 한다.

제2조(정의) ①이 규정에서 “민원인”이라 함은 공사에 대하여 어떠한 특정행위를 요구하는 자연인 또는 단체를 말한다.

②이 규정에서 “민원사무”라 함은 민원인이 공사에 제출하는 다음 각호의 사항(이하 “민원사항”이라 한다)에 관한 사무를 말한다.

1. 진정, 건의 및 확인

2. 제증명 또는 확인

3. 기타 공사의 특정행위를 요구하는 의사표시

제3조(적용범위) 민원사무처리에 관하여는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 정하는 바에 따른다.

제4조(민원서류의 접수) ①민원사항에 관한 서류(이하 “민원서류”라 한다)의 접수는 문서수발을 주관하는 부서(이하 “문서부서”라 한다)에서 하여야 한다.

② 문서부서에서는 민원서류의 접수를 보류하거나 고의로 접수시간을 지연시키거나 접수된 민원서류를 부당하게 반려하여서는 아니 된다.

③ 민원서류는 민원서류 처리부(별지 제1호 서식)에 의하여 일련번호를 부여하여 접수하되 “민원서류”임을 표시하는 주인(朱印)(별표1)에 의하여 민원서류의 왼쪽 윗부분에 날인하고 처리기한을 명시한 후 다른 문서에 우선하여 주무부서(“당해문서의 처리를 주관하는 부서“를 말한다. 이하 같다)에 이송하여야하며, 이송기간이 3근무시간을 초과하여서는 아니 된다.

④민원서류를 이송받은 주무부서는 일반문서와 구별, 부서별 민원사무 처리대장(별지 제2호 서식)에 의하여 접수하여야 한다.

⑤문서부서 이외의 부서에서 민원서류를 직접 받았을 때에는 1근무시간 이내에 문서부서에 이송하여 접수토록 하여야 하며, 문서부서로부터 이송된 민원서류가 소관사항이 아닌 경우에는 그 사유를 명시하여 1근무시간 이내에 문서부서에 반송하고, 문서부서는 이를 재분류하여 해당부서를 지정 이송한다.

제5조(민원서류의 분류) ①문서부서는 접수된 민원서류중 문서부서에서 처리되지 아니하는 민원서류는 다른 문서에 우선하여 주무부서로 분류 이송하여야 한다.

②문서부서로부터 민원서류를 이송받은 주무부서는 일반문서대장의 사용을 생략하고 민원사무처리대장(별지 제2호 서식)에 의하여 접수하여야 한다.

③사원이 비위와 관련이 있는 민원은 감사부서로 분류 이송하여야 한다.

④민원의 내용이 2개 이상의 처리부서에 관련되는 것은 그 내용상 비중이 많은 부서로 이송한다.

제6조(타기관 민원서류의 이송) ①문서부서에서는 민원의 내용이 공사소관사항이 아닌 것에 대하여는 발견 즉시 이를 당해 민원인이나 해당 기관에 이송하여야 한다.  이 경우에는 그 서류의 접수시로부터 8 근무시간을 초과할 수 없다.

②소관이 아닌 민원서류를 접수한 부서에서는 1근무시간 이내에 문서부서로 이송하여야 하며, 문서부서에서는 제1항 규정에 의거 처리한다.

제7조(구술 또는 전화 민원접수) ①민원인의 의사표시가 사후에 서류로 증명할 필요가 없는 민원사항은 구술 또는 전화로 접수처리할 수 있다.  이 경우 공사가 그 민원사항에 대한 처리로서 증명서 등 문서를 교부하는 경우에는 그 민원인 또는 그 위임을 받은 자임을 확인하여야 한다.

②문서부서 또는 주무부서는 제1항의 규정에 의한 “구술 및 전화에 의한 민원사무처리대장”(별지 제3호 서식)을 비치하고 그 처리사항을 기록하여야 한다.

③민원인 또는 그 위임을 받은 자가 제1항에 의하여 접수, 처리된 증명서 등의 문서를 정당한 사유없이 15일이 경과할 때까지 수령하지 아니할 경우에는 수령 의사가 없는 것으로 보아 공사 사장의 결재를 받아 이를 내부적으로 종결처리할 수 있다.

제8조(민원인중 대표자의 선정) ①5인이상인 다수의 민원인이 대표자를 정하지 아니하고 동일한 민원서류를 연명으로 제출한 경우에는 처리 주무부서장은 일정한 기간을 정하여 민원인중에서 3인 이내의 대표자를 선정하여 통보할 것을 민원인중 적당하다고 인정되는 3인 이내의 자에게 요청할 수 있다.  미원인 대표자를 5인 이상의 연명으로 제출한 경우에도 또한 같으며, 이 경우에는 “민원인 대표자 중 적당하다고 인정되는 3인 이내의 자”로 한다.

②제1항의 경우에 민원인 또는 민원인 대표자가 소정의 기간내에 대표자를 선정하여 통보하지 아니한 때에는 민원인 또는 민원인 대표자중 3인 이내를 대표자로 선정할 수 있다.

③제1항 및 제2항의 규정에 의하여 대표자가 선정될 경우에는 그 대표자를 본 규정에 명시된 민원인으로 본다.

④제1항 및 제2항의 규정에 의한 대표자 선정에 소요되는 기간은 민원사무처리기간의 계산에 산입하지 아니한다.

제9조(접수증) 문서부서는 서류접수시에 민원인의 요청이 있을 때에는 접수증(별지 제4호 서식)을 교부하여야 한다.  다만, 전화에 의한 민원과 처리기간이 “즉시”로 되어 있는 민원서류에 대해서는 접수증의 교부를 생략할 수 있다.

제10조(신청서 등의 비치) 민원인의 편의를 도모하기 위하여 문서부서 및 주무부서는 민원 사무신청 등에 필요한 용지를 비치하여야 한다.

제11조(서류의 보완 등) ①문서부서 또는 주무부서에서 민원서류를 접수한 경우에 흠결이 있다고 인정할 때에는 상당한 기간을 정하여 민원서류를 접수한 때로부터 8근무시간 이내에 보완 또는 보정을 요구하여야 한다.  보완이나 보정의 요구는 구술, 전화 또는 문서로 하되 그 이유 및 필요한 보완 또는 보정사항과 그 기간을 명시하여야 한다.

② 민원인이 제1항의 기간 내에 민원서류의 보완 또는 보정을 하지 아니한 때에는 다시 보완 또는 보정의 요구를 하여야 한다. 이 경우 보완 또는 보정의 기간은 7일로 하되 민원인이 국외에 거주하는 경우에는 그 거주지에 송달되고 보완 또는 보정되어 국내에 도달되는 상당한 기간을 고려하여 그 기간을 정하여야 한다.

③경유기관을 거쳐 접수된 서류가 보완 등을 요할 경우에는 그 경유기관을 거치지 아니하고 민원인에게 직접 보완 등을 요구할 수 있다.

④민원인이 제2항의 기간내에 서류의 보완이나 보정을 하지 아니한 때에는 그 이유를 명시하여 반려할 수 있다.  또한 소재가 분명하지 아니하여 보완 또는 보정의 요구가 2회에 걸쳐 반송되었을 경우에는 이를 취하한 것으로 볼 수 있다.

제12조(서류의 처리) ①문서부서 또는 주무부서에서 민원서류를 접수하였을 때에는 다른 문서에 우선하여 소정의 처리기간 내에 처리하여야 하며 처리기간이 남아 있음을 이유로 그 처리를 지연시킬 수 없다.

②다수인 관련 민원서류는 처리 시행전에 감사부서에 사전 경유하여야 한다.

③민원서류를 처리할 때에는 그 기안자의 왼쪽 윗부분에 민원서류임을 표시하는 주인(별표1)을 찍어야 한다.

④공휴일의 민원서류는 당직근무자가 민원서류를 접수하여 다음 날 문서부서에 인계하며, 문서부서는 처리 주무부서로 이송하여 처리토록 한다.

제13조(관계부서의 협조) ①민원서류를 처리함에 있어서 부서 상호간에 협조를 필요로 하는 경우에는 문서규정에 의한 협조전을 사용하되 민원서류의 우측상단에 주인(별표2)를 찍어 협조 기안을 명시한다.

②협조부서는 다른 서류에 우선하여 응신하여야 하며, 협조 요청부서가 정한 기간내에 처리할 수 없을 때에는 처리지연사유, 진행상황 및 응신예정일 등을 협조 요청부서에 통보하여야 한다.

제14조(처리기간) ①각 주무부서의 담당직원은 소관 민원사무를 신속 정확하게 처리하야야 하며, 민원사무 처리기간은 정부 민원사무처리규정에 정한 기준을 준용한다.

②다음 각호에 해당하는 기간은 이를 제1항의 처리기간에 산입하지 아니한다.

1. 보완상 필요한 조치로 인하여 지연되는 시간

2. 서류의 보완 또는 보정에 소요되는 시간

3. 관계기관의 동의가 필요한 민원사무로서 관계기관의 심의에 소요      되는 시간

4. 공사의 예산사정으로 인하여 처리가 지연되는 기간

5. 실험 및 검사 또는 고시에 소요되는 시간

6. 민원사무에 직접 관련된 사용료, 임대료, 관리비 미납, 입회의 불참       등 처리단계에 있어 민원인의 귀책사유로 인하여 지연되는 기간

7. 접수, 경유 및 처리부서가 각각 격지에 위치한 경우 문서의 우송      에 소요되는 기간

8. 시가 및 가격조사, 수요조사, 원가계산, 경영분석 및 기업진단에        소요되는 기간

제15조(처리기간의 연장 등) ①민원사무의 처리에 있어서 부득이한 사유로 인하여 정하여진 처리기간내에 서류를 처리하기 곤란한 때에는 소관부서장의 결재를 받아 소정의 처리기간 범위내에서 1회에 한하여 그 처리기간을 연장할 수 있다.

②제1항에 의하여 처리기간을 연장하였거나 제14조 제2항의 사유로 인하여 처리가 지연되는 때에는 그 지연사유와 처리예정기한 및 진행상황를 지체없이 민원인에게 통보하여야 한다.

제16조(처리지연의 보고) ①민원인은 민원서류의 접수거부, 부당한 반려, 처리기간의 초과, 소정구비서류 이외의 서류의 첨부 요구가 있을 경우에는 공사에 그 사실을 신고할 수 있다.

②제1항의 신고를 받은 문서부서의 장은 지체없이 이를 조사하여 신고사유에 대한 처리 상황 및 당해사무를 담당한 직원에 대한 조치상황을 민원인에게 통보하여야 한다.

제17조(불문처리 사항) ①민원사항중 다음 각호에 해당하는 사항은 이를 처리하지 아니할 수 있다.  다만, 민원인에게 그 사유를 통지하여야 한다.

1. 민원인의 주소, 성명등이 분명하지 아니한 경우

2. 타인의 모해 또는 허위사실로 판명된 경우

3. 민원서류의 내용이 막연하여 이행할 수 없는 사항

4. 정치문제에 관련된 사항

5. 민사, 형사재판에 관련된 사항

6. 동일 민원인으로부터 동일내용의 민원서류가 2회이상에 걸쳐 계속      하여 접수된 경우.  다만, 이 경우에는 1차에 한하여 민원인에게      사유를 통보하여야 한다.

②제1항의 규정에 의하여 불문처리를 한 때에는 주무부서의 장은 지  체없이 그 결과를 문서부서의 장에게 통보하여야 하며, 민원서류 첫면 중앙 윗부분에 “불문처리표시”(별표 3)의 주인을 하여야 한다.

제18조(민원사무의 통제) ①민원사무처리의 적정을 기하기 위하여 민원사무통제자를 둔다.

②민원사무 통제자는 문서 통제자가 겸임한다.

③민원사무 통제자는 민원서류의 처리상황을 매일 점검하여 처리기간이 경과하였을 경우에는 지체없이 그 명의로 주무부서에 독촉장(별지 제5호 서식)을 발부한다.

④민원사무 통제담당이 제3항의 규정에 의하여 위반사항을 발견한 때에는 이를 민원사무 통제부(별지 제6호 서식)에 기재하여야 하며 독촉장은 3차까지 발급할 수 있다.

제19조(결과의 통보) ①결과의 통보를 필요로 하는 민원사무의 처리를 완결하였을 때에는 그 결과를 즉시 민원인에게 통보하여야 한다.

②민원사항의 실현이 불가능하거나 민원인의 인가, 허가 등의 요구에 대하여 이를 거부한 때에는 결과 통보할 때에 그 사유를 밝혀야 한다.

③주무부서에서 민원사무의 처리를 완결하였을 때에는 지체없이 그 결과를 문서부서의 장에게 통보하고 제1항 및 제2항의 규정에 따라 필요한 조치를 취한다.

제20조(민원서류의 통제 및 발송) 민원서류의 발송은 문서부서에서 일반문서 발송처리와 동일하게 처리하되 민원사무 통제관으로부터 검열통제인(별표 4)을 기안용지 통제란 여백에 받아야 한다.

제21조(기간의 계산) 신청 받은 민원 사무의 처리기간을 계산함에 있어서는 초일을 산입하되 3일 이상인 경우에는 “일”단위로 계산하며 3일 미만인 경우에는 1일을 “8근무시간”으로 계산한다. 다만, 공휴일은 제외한다.

제22조(위반사항에 대한 조치) 민원사무통제자는 제18조의 규정에 의하여 3차례에 걸쳐 독촉장을 발주하였음에도 타당한 사유없이 민원사무의 처리가 계속지연될 경우에는 관계직원에 대한 징계를 요청할 수 있다.

제23조(준용규정) 이 규정에서 정하여져 있지 않는 사항은 정부 민원사무처리규정에 관한 제규정을 준용한다.

부    칙

이 규정은 공사설립일로부터 시행한다.

부    칙< 2022. 4. 20 개정>

제1조(시행일) 이 규정은 2022년 4월 20일부터 시행한다.

【별표 1 (제4조 관련)】

		← 5cm →
↑ 2.5cm ↓		민 원 서 류
		처리기한: . . .

【별표 2 (제13조 관련)】

		← 5cm →
↑ 2.5cm ↓		민 원 서 류
		협조부서명
		협 조 기 한

【별표 3 (제17조 관련)】

이 건은 경기평택항만공사 민원사무처리에 관한 규정 제17조   제2항에 의거 불문 처리함.

20   .   .   .

(인)

【별표 4 (제20조 관련)】

통  제

20   .   .   .

민원사무 통제관

2.5cm

【별지 제4호 서식(제9조 관련)】

접  수  증

1.접 수 번 호 :

2.건       명 :

3.부       수 :

4.첨  부  물 :

5.민  원  인 :

주 소 :

성 명 :

귀하의 민원서류를 위와 같이 접수함.

20   .   .   .

경 기 평 택 항 만 공 사

민원담당           (인)

귀하

【별지 제5호 서식(제18조 관련)】

독 촉 장

제     호                    20   .   .   .

1.건       명 :

2.접 수 번 호 :

3.접 수 일 자 :

4.처 리 기 한 :

5.기한경과일수 :

6.특 기 사 항 :

위의 민원서류에 대하여 민원사무처리규정 제18조         제3항의 규정에 의하여(    차) 독촉장을 발부하니

즉시 처리하시기 바랍니다.

민원사무통제관        (인)